10 лучших советов для успешного руководства командой

В этой статье мы собрали воедино 10 самых интересных, практичных и эффективных советов для управления своим временем, силами и подчиненными.

1. Недостаточно просто иметь список дел, необходимо вписать его во временные рамки

Практика показывает, что самое худшее – это не иметь длинный список дел, который нереально выполнить, а не знать, когда именно вы собираетесь выполнить все эти дела.

Четкое понимание временных рамок может отлично помочь разобраться с навалившейся грудой важных дел.

Недостаточно просто отметить в календаре конкретную задачу, нужно сразу же указать ее дедлайн. К примеру, вам нужно выпустить рекламное видео во вторник, и команде необходимо как минимум 72 часа на внесение редакторских правок. Это значит, что за 72 часа до вторника в вашем календаре должна стоять отметка об этом. Подобная техника планирования имеет особое преимущество для тех компаний, которые пользуются совместными программами для работы, где все участники могут видеть календарь с вашими отметками – это лишний раз стимулирует всю команду к достижению результата и выполнению задач в сроки.

Однако кроме очевидной эффективности, данная техника планирования дарит вам ощущение полного контроля над своим временем, и, значит, вы чувствуете себя более успешным и счастливым.

2. Совершенствуйте свое критическое мышление

Чтобы принимать хорошие решения, необходимо мыслить критически. Несмотря на это многие лидеры принимают поспешные решения, принимая первое попавшееся предложение, не оценивая ситуацию со всех сторон. Многих ошибок можно избежать, развивая собственные способности к критическому мышлению. Особенно это важно в тех случаях, когда ставки высоки.

К примеру, если речь идет о новой бизнес-стратегии, спросите у себя: почему это самое лучшее решение? Что говорят исследования рынка?

Будьте логичны. Не стоит оценивать за и против эмоционально и импульсивно, включите логику и холодный разум. Действительно ли это самый лучший вариант, учитывая те или иные факторы? Также не следует принимать привычные решения, постарайтесь взглянуть на ситуацию со стороны. Постарайтесь посмотреть на ваше решение свежим взглядом, можно буквально прибегнуть к помощи других людей, которым вы доверяете и чьим мнением дорожите, спросив, что они думают по поводу данного вопроса.

3. Учитесь искусству убеждения

Когда вам нужно продать идею или сделать ее качественную презентацию – как вы это делаете? Существует 5 методов влияния на аудиторию, которые описал еще Аристотель 2000 лет назад. Они не потеряли актуальность и сегодня, и мастера убеждения успешно их используют в своих выступлениях.

  • Этос (Нрав) – начните свою речь с установления доверительных отношений между собой и аудиторией. Продемонстрируйте свою лояльность и желание помочь всем достичь успеха, и вы завоюете доверие.
  • Логос (Логика) - используйте точные даты, убедительные доказательства и факты для подтверждения своих слов.
  • Пафос (Настроение) - люди склонны осуществлять действия тогда, когда речь оратора находит в них эмоциональный отклик. Расскажите аудитории историю, которая заставит их чувствовать, и пусть эта история содержит идею, которую вам нужно донести до слушателей.
  • Метафора (Сравнение) - проведите параллели с чем-то хорошо знакомым вашей аудитории. Это поможет им лучше понять ваши аргументы, делая абстрактные понятия более осязаемыми.
  • Краткость - используйте настолько мало слов для описания своей идеи, насколько это возможно. Учитывайте, что внимание людей склонно рассеиваться, потому говорите о самых главных деталях вначале, пока внимание аудитории максимально сосредоточено.

4. Умейте прощать себе ошибки и «отпускать» негативные ситуации

Когда вы допустили ошибку на работе, проигрываете ли вы эту неприятную ситуацию у себя в голове снова и снова, спустя несколько дней или даже недель? Это явление называется «руминация», оно приводит к серьезной дестабилизации и беспокойству. Чтобы прекратить этот бесконечный круговорот мыслей, можно сделать несколько простых вещей. 

Во-первых, подумайте, что именно запускает процесс руминации? Какие конкретно люди, проекты или решения заставляют вас переживать ситуацию, которая осталась в прошлом?

Постарайтесь отследить, когда (и почему) конкретная ситуация в настоящем вновь отбрасывает вас в прошлое.

Также полезно дистанцироваться от негативных мыслей, описывая их как чувства, а не ваши качества. К примеру, вместо того чтобы сказать: «Я неадекватный», используйте фразу «Я чувствую себя неадекватным». Это поможет вам отделить свой опыт от того, кем вы действительно являетесь как человек и работник. Еще одно эффективное средство, чтобы перестать прокручивать в голове негативную ситуацию – отвлечься на другую деятельность. Это может быть прогулка, медитация, составление списка затрат или что-либо еще – подойдет любая деятельность, на которой нужно сосредоточиться.

5. Чувствуйте момент, когда нужно перестать говорить и начинать слушать

Каждому руководителю, да и любому из нас, приходится много говорить. Мы сообщаем людям о том, что важно для нас, однако иногда мы совсем забываем выслушать их ответ и получить обратную связь. Постарайтесь проследить за тем, сколько вы говорите и сколько информации вы получаете взамен. 

Специалисты дают простой совет:  постарайтесь слушать столько же, сколько говорили. 

Если вы поднимаете некий вопрос на собрании, предложите окружающим вас людям высказаться по этому поводу перед тем, как озвучить свои мысли. Таким образом, вы продемонстрируете важность и ценность других мнений. Если вы руководите командой из нескольких людей, возьмите за правило регулярно проводить личные беседы с каждым. Спросите, чего они хотят, что им нужно и что их беспокоит – и слушайте. Вы будете удивлены тем, как много можно узнать, не сказав ни слова.

6. Тщательно готовьтесь к тяжелым переговорам

Сложные переговоры никогда не доставляют особого удовольствия, однако, чем тщательнее вы подготовлены, тем легче добиться результата.

  • Первое – определите свои мотивы. Чего именно вам необходимо достигнуть в процессе переговоров: вам лично, другому человеку или группе людей? Четкое понимание своих целей поможет вам сохранить самообладание тогда, когда эмоции начинают зашкаливать. 
  • Второе – соберите информацию, которая подтверждает вашу правоту. К примеру, вы хотите попросить о повышении зарплаты. Продемонстрируйте ваш рост, приводя конкретные цифры и факты. Или же вам нужно дать определенному работнику неприятную обратную связь – не будьте голословными, приведите конкретные примеры некачественного выполнения работы или неприемлемого поведения. Будьте готовы защищать свою точку зрения и используйте конкретные данные. 

Кроме того, постарайтесь посмотреть на ситуацию со стороны своего оппонента. 

Не нужно воспринимать его как врага лишь потому, что ваши интересы несколько расходятся в данном вопросе. Продумайте, какие сомнения и возражения будут у собеседника, и приготовьте ответы на эти вопросы.

7. Установите комфортные правила игры для себя и окружающих

Когда работники постоянно ощущают себя загруженными, причем настолько, что у них нет возможности просто сделать глоток воздуха, не может идти речь о креативности, желании трудиться и удовлетворенности работой. Руководители должны установить здоровые рабочие стандарты для своих подчиненных. Каким образом можно это сделать?

  • Покажите пример. Станьте тем, кто покажет пример: делайте перерывы на обед, покидайте офис вовремя, будьте гибким. Не посылайте письма или другие сообщения своим подчиненным поздно ночью – ведь это можно расценить как сигнал того, что вы предполагаете их круглосуточную занятость.
  • Закладывайте дополнительное время на выполнения задач. Исследования показывают, что мы часто слишком оптимистичны относительно того, сколько времени займет та или иная задача. Научите свою команду закладывать дополнительное время, чтобы завершить затянувшиеся проекты. Это поможет вам не только почувствовать себя более свободным в выполнении плана, но и освободит голову от лишних забот.
  • Сделайте рабочие задачи более прозрачными. Говорите со своими подчиненными с целью лучшего понимания их загрузки и конкретных задач, над которыми они работают. Таким образом, вы сможете своевременно отследить, если команде нужно больше ресурсов, или, к примеру, некоторые задачи можно смело исключить из повестки дня.

8. Планирование – залог успешных собраний

Огромное количество рабочих встреч является пустой тратой времени. Они плохо организованы, говорящие часто перескакивают с одной темы на другую, и собрание часто затягивается во времени. Однако несколько простых советов помогут вам значительно повысить эффективность рабочей встречи. 

  • Первое – держите в уме конкретную цель собрания. 
  • Второе – решите, кому действительно необходимо присутствовать на нем. Если определенным людям необходимо быть в курсе того или иного вопроса, который будет обсуждаться, однако они не являются теми, кто принимает решение – позаботьтесь о том, чтобы они имели представление о том, как обстоят дела до собрания, и чтобы они вовремя получили известие о переменах в данном вопросе после принятия тех или иных решений. 
  • Озвучьте цель собрания в самом начале и сфокусируйте внимание на конкретных вопросах, которые необходимо обсудить. Ваша задача «подключить» всех присутствующих и сделать так, чтобы они чувствовали, что их мнение повлияло на окончательный результат. 
  • После собрания, уделите пару минут анализу проведенной встречи. Все ли принимали активное участие, что было сделано хорошо, а что – не очень. Используйте свои выводы (и попросите других участников дать обратную связь), чтобы следующее собрание было еще более эффективным.

9. Позитивная обратная связь имеет значение!

Многие из нас хорошо помнят негативные отзывы. Они надолго остаются в нашей голове, так как затрагивают наши эмоции сильнее позитивного отклика. И все же не стоит недооценивать значение позитивной обратной связи.

Заведите себе виртуальную или настоящую записную книгу, и вносите туда позитивные отзывы, которые получаете о своей работе.

Это могут быть приятные слова в открытке, в сообщении или е-мейле. Если Вы получаете смешанный отзыв, то отделите положительные моменты от негативных и также впишите позитивный отклик в свой блокнот. 

Запланируйте периодический просмотр своих записей и анализируйте все, что появляется в вашем блокноте. Спросите себя: что я могу вынести из этой ситуации? Как именно я себя повел в ней? Как я могу использовать этот навык в новой ситуации? Что еще я могу узнать о себе и как могу применить это в перспективе? 

Может показаться, что это нечестно или неудобно – анализировать свой позитивный фидбек, однако кто-то, кто его оставил, действительно посчитал, что вы хороши в том или ином деле, и нет ничего зазорного, чтобы использовать это во благо.

10. Ощущение важности и смысла – лучшая мотивация

В любом деле любому человеку нужна мотивация, и часто вдохновляющих речей, пространных описаний миссии проекта и общих фраз недостаточно. На самом деле, все эти вещи чаще всего работают совсем наоборот и вызывают у сотрудников циничное отношение вместо ощущения причастности. Для того, чтобы удержать и вдохновить подчиненных, необходимо помнить о двух вещах. 

  • Первое – помогите им почувствовать важность их работы. Одних слов недостаточно, необходимо, чтобы они физически ощутили результат своих трудов. Возможно, это будет общение с довольным клиентом, также это может быть наглядная демонстрация конкретных положительных результатов компании, на которые они непосредственно повлияли. 
  • Второе – будьте последовательны. Если ваши цели и то, что вы декларируете как высшие ценности, не соответствуют вашим поступкам – в прошлом и настоящем – ваши работники будут скептичны и вряд ли их вдохновят самые сладкие речи. Демонстрируйте реализацию своих принципов, и позвольте работникам чувствовать себя причастными к «большой идее», и их мотивация значительно возрастет.

 

Присоединяйтесь к менеджмент-турам компании FastForward для получения опыта, знаний и ценных бизнес-контактов.

В статье были использованы материалы издания https://hbr.org