Как оставаться сосредоточенным на работе

В мире push-уведомлений, электронной почты, мгновенного обмена сообщениями и стремительно уменьшающегося офисного пространства нам все труднее сохранять сосредоточенность на работе. Среднестатистического работника отвлекают 50-60 раз в день, причем в 80% случаев – по незначительным поводам. В результате людям все труднее достичь так называемого «состояния потока» – психологического состояния, отличающегося повышенной продуктивностью (в пять раз выше, чем при других обстоятельствах, согласно результатам исследования McKinsey). 

Когда работники постоянно отвлекаются, у них не только снижается продуктивность, но и повышается уровень стресса. По данным Американского института стресса, невозможность контролировать свою работу – одна из основных причин стресса на рабочем месте. Как же нам оставаться сосредоточенными, чтобы держать все под контролем, быть продуктивными и заботиться о своем психологическом благополучии?

1. Учитесь общаться не синхронно 

Когда вам приходит электронное письмо, не обязательно отвечать на него сразу же. Несинхронное общение не только помогает не отвлекаться, но и дает больше времени на то, чтобы принять решение. В отличие от телефонного разговора или видео-чата, где решать приходится сразу же, при сообщении с помощью электронной почты у вас есть время на размышления.

Чтобы этот метод давал результаты, нужно избавиться от «срочности», которую в компаниях по всему миру закрепляют за разными заданиями абсолютно произвольным образом. Следует руководствоваться принципом Дуайта Эйзенхауэра, который почти сто лет назад процитировал Роско Миллера, президента Северо-Западного университета, сказав:

«В моей жизни есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные проблемы обычно неважны, а важные – не срочны».

Считается, что «Принцип Эйзенхауэра» помогал бывшему президенту США расставлять приоритеты и справляться со своей рабочей нагрузкой. 

Чтобы извлечь максимум пользы из несинхронного общения и избежать потока дополнительных писем, указывайте в первом сообщении следующее: 

  • Достаточное количество деталей
  • Четкие указания 
  • Крайний срок
  • Что нужно делать, если получатель письма не может удовлетворить ваши требования 

2. Проверка «скопом»

Даже если вы потратите десятую долю секунды на то, чтобы «только взглянуть одним глазком», за день из-за таких вроде бы быстрых проверок вы потеряете 40% времени, которое могли бы потратить на что-то более продуктивное, поскольку после переключения на другой вид деятельности возвращение к былому рабочему настрою может занять до 23-х минут. 

Просматривать почту, мессенджеры, социальные сети и СМС лучше «скопом» – все вместе в определенное время.

Если вам тяжело себя контролировать, вам помогут инструменты вроде плагина Gmail под названием Inbox Pause: он позволяет поставить вашу электронную почту «на паузу» сразу после проверки – вы сможете вернуться к своему ящику только тогда, когда будете готовы. Расширение Blocksite, приложение Freedom и им подобные инструменты позволяют временно блокировать доступ к определенным сайтам и приложениям. 

3. «Не беспокоить»

Если вы читаете эту статью и думаете: «Но я работаю в офисе открытого типа, где меня в любом случае будут отвлекать, что бы я ни делал» – попробуйте разработать какую-то систему сигналов, чтобы дать понять своим коллегам, что вы очень заняты (или пытаетесь сосредоточиться). Сигналы могут быть самыми разнообразными и не обязательно сложными: например, если вы надели наушники, это значит, что вас можно беспокоить только в крайнем случае. 

4. Избегайте «календарного тетриса»

В современных компаниях календари сотрудников находятся в свободном доступе, т.е. кто-то может запланировать встречу в вашем графике, не принимая во внимание ваши приоритеты. 

Генеральный директор Basecamp Джейсон Фрид рассказал в подкасте Future Squared, что в его компании не разрешается вносить изменения в чей-либо график без разрешения. В результате большинство совещаний отменяется, потому что те, кто должен был их организовывать, предпочитают общаться по телефону или с помощью мессенджера. 

Чтобы избежать этих проблем, заблокируйте доступ к определенным датам или часам в вашем календаре – или используйте инструмент планирования совещаний вроде Calendly – чтобы желающие могли встретиться с вами только тогда, когда вам удобно.

Так вы сможете сосредоточиться на работе и избежать бесконечного обмена электронными письмами, которым обычно сопровождается организация любой встречи. 

5. Замкните круг совещаний 

Чтобы вас не прерывали дополнительными встречами и совещаниями о будущих совещаниях, потрудитесь, чтобы в конце каждой встречи все знали, что делать дальше, кто за что отвечает, и какой крайний срок выполнения задания. 

6. Не используйте опцию «ответить всем»

Опция «ответить всем», используемая как инструмент распределения ответственности, только забивает почтовый ящик и голову ненужной болтовней. Возьмите ответственность за свои решения на себя и отправляйте электронные письма только тем, кто должен быть в курсе. 

7. Используйте «третьи места»

«Вся эта социальная инженерия (офисы открытого типа) привела к тому, что работники постоянно отвлекаются. Визуальный шум – т.е. движение на периферии поля зрения сотрудника – ослабляет концентрацию и препятствует аналитическому мышлению и творчеству», – пишет Сью Шелленбарджер в статье для The Wall Street Journal. 

Если вам тяжело работать в офисе открытого типа, попробуйте найти «третье место», где можно будет сосредоточиться на заданиях, требующих критического мышления.

Найдите тихий уголок у себя на работе или офис в бизнес-центре, или договоритесь, чтобы вам позволили некоторое время поработать дома. 

8. Отключите push-уведомления

Среднестатистический руководитель получает 46 push-уведомлений в день. Чтобы избавиться от рефлекса Павлова и не реагировать каждый раз, просто отключите push-уведомления. 

9. Используйте режим «в самолете»

Чтобы не отвлекаться на текстовые сообщения и звонки, можно также активировать режим «в самолете» в определенное время дня. Если использование этого режима заставляет вас нервничать, сделайте исключение для конкретных контактов: например, ваших родственников или самых ценных деловых партнеров. Пользователи iPhone могут установить режим «не беспокоить», который будет блокировать входящие звонки и сообщения ото всех контактов, кроме тех, кого вы занесли в категорию «favorite».

10. Сократите количество необходимых одобрений 

Этот метод не столь прост в использовании, как вышеописанные, но он позволяет свести бюрократию к минимуму, сохранив при этом жизнеспособность компании. Мелкие повседневные процессы не требуют одобрения нескольких руководителей – если от этой процедуры избавиться, нужно будет заполнять меньше документов, а значит, сотрудники будут меньше отвлекаться от работы. 

Самое главное – понимать, что и для чего мы делаем 

Если не принимать во внимание изменения в окружающей среде, можно сказать, что в процессе эволюции человек научился сохранять энергию, чтобы выжить в тяжелых условиях дикой природы. Тысячелетия борьбы за выживание научили нас сразу хвататься за все, что проще и доступнее – например, проверка почты требует намного меньше усилий, чем создание презентации. Если научиться отслеживать такие паттерны поведения, можно изменить их и больше не отвлекаться на ненужные мелкие задачи. 

Корпоративная культура, которая позволяет свести количество отвлекающих факторов к минимуму, дает сразу несколько преимуществ: персонал компании, которая потрудится создать ее, сможет сосредоточиться на работе, будет чувствовать меньше напряжения и получит больше удовольствия от выполнения обязанностей. 

Присоединяйтесь к HR менеджмент-туру от кампании FastForward в США - познокомьтесь с принципами построения корпоративной культуры, узнайте о новых методах управления персоналом и трендах мотивационной системы! 

По материалам сайта https://hbr.org