Как проводить собрания с удаленной командой: 4 стратегии

Если ваши офисы и сотрудники разбросаны по всему миру, то вам наверняка пригодятся практические советы, которые помогут проводить онлайн-собрания максимально эффективно и с активным приобщением всех участников.

Удаленная работа становится все более распространенной, а современные технологии позволяют успешно и легко сотрудничать людям из разных точек мира. В результате команды превращаются в мультинациональные, спектр их умений и навыков расширяется, что может стать настоящим испытанием для лидера команды.

Онлайн-собрания удаленных работников могут представлять собой непростую задачу, поскольку требуют хороших навыков коммуникации и понимания культурных отличий, не говоря уже о всевозможных организационных сложностях.

Ниже мы предлагаем 4 стратегии упрощения проведения таких собраний.

1. Поощряйте социальные связи

В различных рабочих онлайн-пространствах коллеги имеют огромные возможности для общения вне рабочего времени. Эти неформальные беседы играют очень важную роль в создании доверительной атмосферы и налаживании связей между сотрудниками, и даже способны увеличить производительность труда.

Можно начинать собрания с короткой презентации от каждого участника, во время которой он расскажет о чем-то важном из своей личной или культурной жизни, о чем-то, чем хотелось бы поделиться с остальными членами группы.

Хотя удаленные работники из разных офисов часто имеют меньше возможностей для такого неформального взаимодействия, лидеры могут сделать общение между всеми участниками более доверительным, если каждое виртуальное собрание (звонок или видеоконференция) будет начинаться с 5-10 минут общения на отвлеченные темы, интересные всем участникам.

2. Нейтрализуйте неравенство

Если один офис имеет преимущества или наделен большими полномочиями (ввиду большего размера или того, что это основной офис) – вы не должны допустить, чтобы остальные чувствовали себя «вторым сортом».

Чтобы все участники могли высказать свое мнение, лидер собрания может попросить каждого заранее подготовить сообщение, которое хочет донести до остальных, или позволить высказаться по определенному вопросу как минимум дважды.

Допуская обмен ролями между всеми участниками собрания, позволяя находить общие решения, следить за временем или записывать важные моменты, лидер объединяет всех членов собрания и помогает почувствовать свой вклад в общий успех.

Если офисы находятся в разных часовых поясах, всевозможные приложения могут помочь спланировать собрания таким образом, чтобы они приходились на рабочее время, независимо от месторасположения офиса. Если это невозможно, необходимо назначать дату и время собрания таким образом, чтобы не получалось, что один и тот же офис всегда находится в наименее выгодном положении и постоянно «вытягивает короткую соломинку».

 

3. Сглаживайте культурные различия

В одних культурах активное участие в переговорах, постановка вопросов или условное превышение полномочий с притязанием на авторитет могут восприниматься как активная позиция, в то время как в других это является недопустимым.

Точно так же, если в одной стране работник берется за задание и говорит менеджеру, что он сделает это, будучи уверенным в своих возможностях, в другом месте такой же ответ может означать, что он очень хочет попробовать (хотя уверенности в результате может и не быть).

Чтобы избежать подобных неприятностей, лидеры должны четко понимать, каким образом будет проводится собрание – следует назначить точную дату и время, создать план, составить список используемой техники и программного обеспечения, а также сотрудников, которые будут принимать участие.

К примеру, если цель собрания – проведения «мозгового штурма», то всем участникам следует сообщить, что им будет выделено несколько минут для того, чтобы поделиться своим видением и идеями.

Чтобы все участники команды были «на одной волне», можно также воспользоваться таким простым, но действенным средством как «проговаривание».

К примеру, если работник соглашается взять на себя определенную задачу, и вы хотите удостовериться, что он уверен в своих силах и может выполнить ее успешно, можно спросить его, нужна ли ему какая-либо помощь или есть ли у него какие-либо сомнения.

4. Упрощайте коммуникацию 

Около 55% информации мы передаем с помощью невербальных элементов речи, таких как выражение лица или жесты. Таким образом, проведение собраний всегда оптимально осуществлять с использованием видео. Такие платформы как Скайп, Слак или Гугл Чаты помогают участникам замечать мельчайшие детали и делать разговор более естественным. Кроме того, они помогают видеть, все ли участники вовлечены в обсуждение.

В том случае, если участники команды испытывают трудности в восприятии, к примеру, из-за недостаточного знания языка, то спикерам следует упрощать свою речь, замедлять ее, использовать меньше идиом и сленговых выражений и следить за тем, хорошо ли их понимают.

В конце собрания следует подвести итоги и суммировать вопросы, по которым было найдено решение, для того, чтобы завершить обсуждение и убедиться, что нет недопонимания и недоговоренностей.

 

Хотите побывать в таких компаниях, как Amazon, Airbnb, Facebook, Google; ознакомиться с трендами мотивационной системы, увидеть принципы построения корпоративной культуры и перенять достижения этих компаний - присоединяйтесь к менеджмент-туру от FastForward в Кремниевую долину!

По материалам сайта https://www.intheblack