Рабочие встречи: Как повысить их продуктивность

Всем нам знакомо это чувство, когда дел выше крыши, но приходится идти на очередную встречу. Более того, порой закрадывается мысль, что эта встреча – пустая трата времени, которого у вас и так мало.

Вы не одни. 

Согласно результатам опроса, проведенного в 2018 году, большинство офисных работников считает, что на совещаниях они тратят время попусту. 

Рабочие встречи отнимают не только время, но и деньги: в Соединенных Штатах на непродуктивные совещания каждый день тратится 25 миллионов долларов. Гарвардский университет даже разработал инструмент подсчета затрат на встречи на основе их продолжительности и зарплат присутствующих. 

Впрочем, мы не можем просто взять и отменить все встречи. 

Исследования показали, что большинство информации при общении передается с помощью невербальных знаков, поэтому мы не можем полагаться только на электронные письма и другие цифровые методы коммуникации. 

Пришло время пересмотреть подход к совещаниям в вашей компании. Это позволит вам сэкономить время и повысить не только продуктивность, но и показатели удовлетворенности сотрудников своей работой. Вот как этого достичь. 

Разберитесь, что работает, а что – нет 

К сожалению, исследования показали, что далеко не все умеют проводить рабочие встречи: среди опрошенных 79% организаторов считали свои совещания продуктивными, тогда как только 56% участников были согласны с ними. Чтобы усовершенствовать свой подход, нужно сначала понять, какие форматы и приемы работают, а какие – нет. 

Если эту проблему не решить, последствия могут быть очень серьезными.

Неэффективные совещания – предвестники неудовлетворенности сотрудников своей работой, и из-за них возрастает вероятность увольнения по собственному желанию. 

Но есть и хорошие новости. «Обратная связь» подчиненных поможет составить более полную картину и подскажет, в каком направлении следует двигаться. Например, в RSC Bio Solutions – небольшой нефтяной компании в городе Шарлотт, Северная Каролина, – изменили формат ежедневных встреч по результатам опроса сотрудников и ввели ротацию руководителей. 

Чтобы повысить продуктивность совещаний, проведите опрос в своем коллективе: узнайте у сотрудников, как они оценивают организацию. 

Результаты опроса обсудите вместе и составьте план изменений, которые позволят решить самые распространенные проблемы.

Планируйте наперед

Как только вы выясните, чего сотрудники хотят от совещаний, составьте план. Нужно определить четкие цели и ответственность как для встречи в целом, так и для каждого пункта повестки дня по отдельности. 

Исследования показали, что на совещания тратится масса времени: они занимают до 35% рабочего времени менеджеров среднего звена и целых 50% времени высшего руководства. Если учесть, что многие рабочие встречи при этом еще и считаются непродуктивными, то становится ясно, что в качестве средства решения проблем они годятся только в крайнем случае. Если проводить встречи все же приходится, заранее определите, чего вы хотите добиться в результате и какой вклад может сделать каждый участник. 

Кстати об участниках: хорошенько подумайте, кто должен присутствовать на каждой встрече. 

У Джеффа Безоса в компании Amazon есть правило: людей на совещании должно быть столько, чтобы на них хватило две пиццы, поскольку чрезмерное количество участников негативно сказывается на творчестве и инновациях. 

Безос прав: если на встрече собралось больше семи человек, то присутствие каждого дополнительного сотрудника снижает эффективность принятия решений на 10%.

Чтобы получить «обратную связь» от большего количества людей, не ставя под угрозу эффективность встречи, опросите членов команды заранее и проведите встречу только с ключевыми заинтересованными сторонами, а затем расскажите всем остальным, к чему вы пришли. 

Следите за тем, чтобы никто не отвлекался

По результатам опроса старших менеджеров, 71% респондентов считает совещания непродуктивными и неэффективными, а 65% утверждают, что из-за встреч им часто не удается закончить работу. 

Чтобы добиться изменений к лучшему, достаточно ввести несколько базовых правил: например, следить за пунктуальностью и запрещать делать много дел одновременно. 

Чтобы заставить сотрудников быть пунктуальными, нужно начинать совещания в назначенное время, независимо от того, все ли пришли. Не нужно заново объяснять каждому, кто опоздал, о чем идет речь – пусть разбираются сами. Если запретить сотрудникам приносить с собой технику, они не будут заниматься другими делами и смогут сосредоточиться на обсуждении. Например, когда в туристической компании Luxtripper запретили использовать технику на совещаниях, это помогло сотрудникам сосредоточиться, и теперь встречи занимают всего час, а не три часа, как раньше. 

Не бойтесь использовать нетрадиционные подходы 

К примеру, в Apple, Zappos, Capital One и некоторых других компаниях сотрудники совещаются стоя, поскольку встречи, на которых все сидят, занимают на 34% больше времени. 

Постоянно пересматривайте свои подходы 

Обязательно расспрашивайте сотрудников, как проходят рабочие встречи, и регулярно анализируйте все запланированные совещания. Если встреча проходит просто потому, что так всегда было, попробуйте ее отменить – вы увидите, действительно ли она нужна. 

 

Присоединяйтесь к  вебинарам и Live Streams от компании FastForward: мы поможем организовать вам онлайн-встречу или обучение с лучшими бизнес-экспертами и топ-менеджерами мировых компаний прямо в вашем офисе!